Todo proyecto tiene una historia que contar; sueños, esperanzas, metas, equipo, recursos, tiempos y entregables. El proyecto puede suceder claro, obteniendo la información muy detalladamente para tener la historia correcta.
Digamos que anoche fuiste a cenar con amig@s y hablaron de como han mejorado su negocio a través de la automatización y durante esta gran plática... ¡PUM!, surge esa "one million idea" (por esto creamos este blog) y sabes exactamente lo quieres obtener con esa idea, pero realmente ¿alguna vez te has hecho estas preguntas?
En la práctica nos sucede mucho que no es así, por ello te queremos platicar acerca de lo que un proyecto de software requiere, para que esa "one milion idea" se haga realidad.
¿Cuál es la diferencia entre la "planeación de proyecto" y "plan de proyecto?
En la planeación se establece el alcance y sus definiciones y los pasos que se seguirán para cumplir los objetivos.
Siempre recuerda que esta es la parte más importante del proyecto, ya sobre esto, guiaras el proyecto y por lo tanto sobre esto obtendrás tus resultados.
Mientras tanto, un plan de proyecto, es el documento que contiene lo anteriormente mencionado . Por lo general se hace con el famoso diagrama de Gantt.
Existen diversos softwares que hacen diagramas de Gantt, algunos sobre gratuitos, otros son de paga o bien no necesariamente tiene que ser un software, en Excel lo puedes llevar a cabo.
Entonces... ¿Cuáles son los pasos básicos para un plan de proyecto?
Aquí te explicamos cada uno de los puntos:
Crear y analizar el caso del proyecto:
Aquí se describirá la razón del porqué este proyecto debe ser llevado a cabo. Deberás puntualizar el problema, un ejemplo seria: automatización de recepción de facturas o automatización de timbrado. Es importante describir como esto se va a resolver y que cantidad de ahorro en materia de (tiempo - dinero) impactara a la empresa una vez que el proyecto sea completado.
Identificar y conocer a los implicados del proyecto para su aprobación
Aquí tendrás que identificar a todas las partes/áreas involucradas, es decir tienes que hacer un listado de todas las personas que se verán involucradas en este proyecto, esto incluye; personas/empresas/proveedores/departamentos internos o gubernamentales etc. Esto solo aplica para todos aquellos que vayan a tener una toma decisión en el proyecto, es decir: si este proyecto se lleva a cabo o no.
Ejemplo: Digamos que eres una constructora y buscas ahorrar tiempo en la emisión de las facturas para obtener los recursos de manera más rápida. Entonces se hace un listado de todos los clientes para avisarles que cada viernes tendrán su factura, para que pueda hacer sus pagos en tiempo y forma, incluso a tus clientes les parece excelente idea. Pero resulta que el área de contabilidad necesita autorizar la emisión de las facturas. Entonces tienes que buscar que el departamento de contabilidad este de acuerdo con este nuevo proceso.
Definir los alcances del proyecto
La esencia de un plan de proyecto define el enfoque y los procesos que todas las partes involucradas utilizara para llevar el proyecto.
En esta parte se comunica la parte vital del proyecto a todos los responsables del proyecto. Un hecho es que un plan "es mas que fechas". Simplemente son los cimientos, ¡créenos que no quieres que estos cimientos sean en una nube!. Como cualquier caso de éxito, hay cimientos firmes.
Aquí algunas preguntas que deberías de hacerte:
¿Cuáles son los entregables más importantes?
¿Cómo se definirán los entregables y cuáles son sus fechas limites?
¿Qué forma parte de esos entregables?
¿Quiénes y cuando se llevara la retroalimentación de los entregables?
Establecer tiempos, recursos y objetivos
Los tiempos, recursos económicos, humanos y objetivos de tu proyecto se basarán en el caso del proyecto. En este puto, desglosarás detalladamente las ideas generales iniciales del proyecto y las establecerás como un estatuto para que a medida que avance el proyecto, se tenga como un punto de referencia.
Establecer entregables
Los entregables son prácticamente los resultados finales o bien resultados concretos que el proyecto produce. Uno de los pasos más importantes de todo el proyecto es decidir cuáles, cuando y quienes son los responsables de hacerlos y recibirlos y/o entregarlos.
Crear diagrama de Gantt con puntos de revisión
En el diagrama de Gantt llevaremos el cronograma del proyecto, es otra de las partes vitales de proyecto, ya que en el documento se describe cuando se debe comenzar y finalizar cada tarea que conlleva el proyecto. Este cronograma se hace referencia como el "medidor" del proyecto. Este debe estar disponible para todas las partes interesadas y/o involucradas del proyecto y deberá cumplirse estrictamente.
Aquí deberás hacer una planeación de riesgos, es decir: realizar una evaluación minuciosa y exhaustiva de todas las posibles amenazas potenciales que puedan surtir un posible efecto en el proyecto así como la probabilidad de que ocurra, así como también las alternativas que existen para estas amenazas
Revisar y autorizar diagrama con las partes involucradas
Una vez comprobado por todas las partes involucrados, estas deberán autorizar y confirmar sus tareas y en caso de que un área no este de acuerdo, se tendrá que volver al punto de establecimiento de tiempos, recursos y objetivos para asegurar que el proyecto no se desvíe del objetivo final.
Asignar tareas
Se lleva a cabo la asignación de tareas a cada responsable para la iniciación del proyecto. Es importante que cada una de las partes revise sus tareas para que estas puedan ser completadas en tiempo y forma.
Ejecutar proyecto
¡Manos a la obra!, el proyecto comienza.
Algunos proyectos son sencillos y fácil de administrar, así como otros son una completa pesadilla, (esos proyectos en los cuales se nos despierta a las 4:00 a.m. créeme sucede donde te hablaran decirte “cambio de planes" y estos cambios sean la una constancia en el proyecto…) Con un buen equipo así como un alcance de trabajo claro, aunque lo cimiento sea más duro que un diamante; podrá ser bien manejado.
"Tener un plan de proyecto sólido, siempre será su mejor defensa contra el caos”
Conclusión: En todo proyecto se tiene que llenarse de “adaptación al cambio", ya que esto permitirá mantenernos enfocados por lo que permitirá que el plan seguía caminando mientras que se asuman los riesgos apropiados (controlados).
De no ser así, los cambios puede nublar la visión del dueño del proyecto y por lo tanto; a su equipo y/o cliente del proyecto.
Y recuerden amigos: "el que se enoja, pierde"
¿Te surgió alguna duda?, agendemos una llamada.