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Administra tu proyecto de software

Todo proyecto tiene una historia que contar; sueños, esperanzas, metas, equipo, recursos, tiempos y entregables. Todo proyecto puede suceder claro, obteniendo la información muy detalladamente para tener la historia correcta.


Digamos que anoche fuiste a cenar con amig@s y hablaron de como han mejorado su negocio a través de la automatización y durante esta gran platica... ¡PUM! surge esa "one million idea" (por esto creamos este blog) y sabes exactamente lo quieres obtener con esa idea pero realmente ¿alguna vez te haz echo estas preguntas?



En la practica nos sucede mucho que no es asi, por ello te queremos platicar acerca de lo que un proyecto de software requiere, para que esa "one milion idea" se haga realidad.

¿Cuál es la diferencia entre la "planeación de proyecto" y "plan de proyecto?


En la planeación se establece el alcance y sus definiciones y los pasos que se seguirán para cumplir los objetivos.

Siempre recuerda que esta es la parte mas importante del proyecto, ya sobre esto, guiaras el proyecto y por lo tanto sobre esto obtendrás tus resultados.


Mientras tanto, un plan de proyecto, es el documento que contiene lo anteriormente mencionado . Por lo general se hace con el famoso diagrama de Gantt.

Existen diversos softwares que hacen diagramas de Gantt, algunos sobre gratuitos, otros son de paga o bien no necesariamente tiene que ser un software, en Excel lo puedes llevar a cabo.


Entonces... ¿Cuáles son los pasos básicos para un plan de proyecto?

  1. Crear y analizar el caso del proyecto

  2. Identificar y conocer a los implicados del proyecto para su aprobación

  3. Definir los alcances del proyecto

  4. Establecer tiempos, recursos y objetivos

  5. Establecer entregables

  6. Crear diagrama de Gantt con puntos de revisión

  7. Llevar una evaluación de riesgo del proyecto

  8. Revisar y autorizar diagrama con las partes involucradas

  9. Asignar tareas

  10. Ejecutar proyecto

Aquí te explicamos cada uno de los puntos:


Crear y analizar el caso del proyecto:


Aquí se describirá la razón del por que este proyecto debe ser llevado a acabo. Deberás puntualizar el problema, un ejemplo seria: automatización de recepción de facturas o automatización de timbrado. Es importante describir como esto se va a resolver y que cantidad de ahorro en materia de (tiempo - dinero) impactara a la empresa una vez que el proyecto sea completado


Identificar y conocer a los implicados del proyecto para su aprobación


Aquí tendrás que identificar a todas las partes/areas involucradas, es decir tienes que hacer un listado de todas las personas que se verán involucradas en este proyecto, esto incluye; personas/empresas/proveedores/departamentos internos o gubernamentales etc. Esto solo aplica para todos aquellos que vallan a tener una toma decisión en el proyecto, es decir: si este proyecto se lleva a cabo o no.


Ejemplo: Digamos que eres una constructora y buscas ahorrar tiempo en la emisión de las facturas para obtener los recursos de manera mas rápida. Entonces se hace un listado de todos los clientes para avisarles que cada viernes tendrán su factura, para que pueda hacer su pagos en tiempo y forma, incluso a tus clientes les parece excelente idea. Pero resulta que el área de contabilidad necesita autorizar la emisión de las facturas. Entonces tienes que buscar que el departamento de contabilidad este de acuerdo con este nuevo proceso.

Definir los alcances del proyecto


La esencia de un plan de proyecto define el enfoque y los procesos que todas las partes involucradas utilizara para llevar el proyecto.


En esta parte se comunica la parte vital del proyecto a todos los responsables del proyecto. Un hecho es que un plan "es mas que fechas". Simplemente son los cimientos, ¡créenos que no quieres que estos cimiento sean en una nube!. Como cualquier caso de éxito, hay cimientos firmes.


Aquí algunas preguntas que deberías de hacerte:

  • ¿Cuáles son los entregables mas importantes?

  • ¿Cómo se definirán los entregables y cuales son sus fechas limites?

  • ¿Qué forma parte de esos entregables?

  • ¿Quiénes y cuando se llevara la retroalimentación de los entregables?


Establecer tiempos, recursos y objetivos


Los tiempos, recursos económicos, humanos y objetivos de tu proyecto se basaran en el caso del proyecto. En este puto, desglosaras detalladamente las ideas generales iniciales del proyecto y las establecerás como un estatuto para que que a medida que avance el proyecto, se tenga como un punto de referencia.


Establecer entregables


Los entregables son prácticamente los resultados finales o bien resultados concretos que el proyecto produce. Uno de los pasos mas importantes de todo el proyecto es decidir cuales, cuando y quienes son los responsables de hacerlos y recibirlos y/o entregarlos.


Crear diagrama de Gantt con puntos de revisión


En el diagrama de Gantt llevaremos el cronograma del proyecto, es otra de la partes vitales de proyecto ya que en el documento se describe cuando se debe comenzar y finalizar cada tarea que conlleva el proyecto. Este cronograma se hace referencia como el "medidor" del proyecto. Este debe estar disponible para todas las partes interesadas y/o involucradas del proyecto y deberá cumplirse estrictamente.



Llevar una evaluación de riesgo del proyecto


Aquí deberás hacer una planeación de riesgos, es decir: realizar una evaluación minuciosa y exhaustiva de todas las posibles amenazas potenciales que puedan surtir un posible efecto en el proyecto asi como la probabilidad de que ocurra, asi como también la alternativas que existen para estas amenazas


Revisar y autorizar diagrama con las partes involucradas


Una vez revisado por todas las partes involucrados, estas deberán autorizar y confirmar sus tareas y en caso de que un área no este de acuerdo, se tendrá que volver al punto de establecimiento de tiempos, recursos y objetivos para asegurar que el proyecto no se desvié del objetivo final.

Asignar tareas

Se lleva acabo la asignación de tareas a cada responsable para la iniciación del proyecto. Es importante que cada una de las partes revise sus tareas para que estas puedan ser completadas en tiempo y forma.


Ejecutar proyecto


¡Manos a la obra! el proyecto comienza.


Algunos proyectos son sencillos y fácil de administrar, asi como otros son una completa pesadilla, (esos proyectos en los cuales se nos despierta a las 4:00 a.m. créeme sucede donde te hablaran decirte "cambio de planes" y estos cambios sean la una constancia en el proyecto...) Con un buen equipo asi como un alcance de trabajo claro, aun que lo cimiento sea mas duro que un diamante; podrá ser bien manejado.


"Tener un plan de proyecto solido, siempre será su mejor defensa contra el caos"


Conclusión: En todo proyecto se tiene que llenarse de "adaptación al cambio" ya que esto permitirá mantenernos enfocados por lo que permitirá que el plan seguía caminando mientras que se asuman los riesgos apropiados (controlados).

De no ser asi, los cambios puede nublar la visión del dueño del proyecto y por lo tanto; a su equipo y/o cliente del proyecto.


Y recuerden amigos: "el que se enoja, pierde"

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¿Te surgió alguna duda? agendemos una llamada.



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