En diferentes ocasiones me han contactado diferentes empresas para saber si existe alguna herramienta que los pueda ayudar a solucionar una auditoria, ya que su sistema actual no les da la información que la misma auditoria les requiere... y es aquí donde me pregunto, ¿Deberíamos llamar a estos softwares como administradores o auditores?
Pero empecemos por el inicio, ¿Qué es un administrador de documentos fiscales?
Como su mismo nombre lo dice es una es un software que gestiona la administración de facturas (XML) el cual te permite almacenar, buscar y administrar todos los CFDI's que emitas o bien en su caso recibas, tal cual una bóveda.
Ahora partamos desde el punto del pensamiento cuestionador (auditor-contador); al momento de que le llegan las famosas cartas invitación, auditorias o peor aún; que cancelan los sellos a las empresas por tan solo tener diferencias en sus nóminas, ingresos etc. ¿A dónde te vas corriendo a revisar esas diferencias? ¿En hojas de cálculos? ¿En los sistemas de facturación o nómina?, o en él ¿administrador de comprobantes que se tiene?… En el administrador que tenemos, ¿verdad?. Entonces si estos administradores que se tienen en las empresas, mismos que; teóricamente deberían tener la verdad absoluta, ¿por qué es que no nos da la información que necesitamos, cuando más la necesitas?, pareciera que nos aplicaran la ley de Murphy
Bien ahora paremos de cuestionar un poco y basémonos en las posibles causas; aquí yo solamente nombraré algunas de los millones que pudiese haber.
CFDI emitidos: aquí es de los primeros lugares donde la autoridad voltea a ver, porque no seria "equitativo" que el empresario ganara y no aporta al erario público ¿verdad?¡ JAJA ; total… en nuestra experiencia hemos visto casos y situaciones donde las diferencias en los requerimientos que les han llegado a nuestros clientes han sido por “descuentos”.! Si lo has leído bien, por esos descuento que decidiste dar-aplicar al cliente por “ganártelo” o “echártelo a la bolsa” por esa simple razón, la autoridad te puede llegar a revisar (ya ves porque no debes de dar descuentos jeje). Y es que en estas revisiones nos hemos podido percatar que al momento que las empresas (auditores-contadores) tienen estos administradores de XML, estos no desglosan los descuentos de los productos que se timbraron en cada CFDI en los reportes que los sistemas emiten, sino que se tienen que ir abriendo XML por XML para verificar en cuáles CFDI's la autoridad te considero el descuento y cuáles no. Entonces en lugar de comprobar de formar rápida y concisa la información; se vuelve algo tardado y complejo… Ahora esto suponiendo que por esta razón te estén auditando, ahora imagínate que te llega una carta invitación porque lo que estás escribiendo en el concepto no cuadra con la unidad y el producto con el cual estás timbrado. ¿Te imaginarías tener que abrir XML por XML para ver que fue lo que se timbró?… La verdad, ¡no se lo deseo ni a mi peor enemigo! Descargar la plantilla de relación de ingresos - egresos - nómina
CFDI recibidos: yo le digo el CDFI de naturaleza agridulce; como empresario a todo mundo nos gusta comprar cosas, ya sea para la oficina o por conceptos de “viáticos”, “papelería” o el concepto que se quiera utilizar, pero a fin de cuentas para el mismo objetivo; que es la deducción. Vamos a suponer que se compra una computadora, una impresora y conmutador por un total de $30,000.00 pesos más IVA y te vas muy content@ a la oficina con tus compras y la factura. A mediados de mes haces la póliza de gastos, todo hasta aquí está perfecto, ¿verdad?, sin embargo imagínate que a los 2 días de haber hecho la compra, el proveedor tuvo una incidencia y por "equivocación" cancela la factura y no tuvo la decencia de decirlo; y cuando se estaba haciendo la póliza de gasto en la contabilidad, ni en mente nos pasa que si la factura que estamos ingresando a la póliza de gasto, esta como cancelada o vigente ante la autoridad. Para la fortuna de la empresa, la autoridad decide revisarla y encuentra que este gasto no es deducible porque “no existe” dicha factura; por lo tanto o se comprueba su gasto o se pasa a caja a pagar sus impuestos. Entonces porque es que te digo que el "CFDI de naturaleza para mí es agridulce” porque puede generar un momento dulce (felicidad) cuando haces compras, pero puede que porque error, indiscreción, suerte, dolo o el motivo que quieras; por no verificar el estado actual de las facturas al momento de contabilizar puede generarte un problema serio que te haga pasar un momento agrio. Es por eso que te recomiendo que verifiques las facturas de manera constante en tu administrador o bien si no cuentas con software - módulo; lo hagas vía buzón tributaria.
Alimentación de CFDI en las plataformas: MI FAVORITO, porque este tema, es tierra todos y a la vez tierra de nadie y es que resulta que la obligación de emitir facturas es de la empresa y la responsabilidad de recibirlas es de la empresa y la responsabilidad de administrarlas, guardarlas y/o editarlas… TAMBIÉN ES DE LA EMPRESA… ¡Ah!, pero que pasa cuando bajamos las facturas del portal de la autoridad y por fallas de la página (que dicen que eso es un mito verdad jeje), intermitencia del internet, luz o la causa que quieras, se omite un CFDI y ese CFDI (no hay problema si fuera por la compra/venta de unas papas fritas y un refresco de cola, ¿verdad?, el problema es cuando omitimos CFDI´s por decenas o cientos de miles de pesos que representan una buena “mesada” para la autoridad) no nos lo entrega dicho portal, TAMBIEN es RESPONSABILIDAD de la empresa… Entonces es muy importante que si usamos este tipo de plataformas para alimentar estos administradores para hacer la contabilidad o aun mas delicado para responder cartas invitaciones o auditorias, ¡por favor!, busquemos herramientas en las cuales tengamos la certeza y seguridad de que nos darán el 110% de los comprobantes que la autoridad tiene. Lo sé mi estimad@ ya te estoy leyendo la mente; existen descargadores que van directamente a los servidores de la autoridad donde puedes entrar solamente y solo si, si tienes tu FIEL vigente y aquí es la única forma (hasta el día de hoy) que se conoce que de forma segura puedes descargar todos los comprobantes tanto emitidos como recibidos. Pero ¡hey! si llegaste hasta aquí leyendo; como agradecimiento te quiero regalar por 30 días del Descargador WS totalmente gracias, sin compromiso alguno, solo contáctame aquí
¿Ahora entiendes por qué el título de la reseña? Y es que esto no para aquí, tan solo el tema de la revisión de la lista del artículo 69 y 69-B del CFF se vuelve un tema complejo administrativamente, ya que si nos llega una revisión por parte la autoridad porque un cliente/proveedor/empleado salió o se actualizó con otra “situación” en esta lista, cuando el mismo juro y perjuro es de los de “cuadro de honor”, al final del día; no hay problema en buscar las facturas con las que se tuvo relación este mes, quizás un año, pero ¿5 años atrás? Creo que humanamente no sería fácil revisar por no decir que imposible. Sin embargo si buscamos el tema de prevención, tendrías que estar actualizando tus hojas de cálculo para cliente/proveedor/empleado salió, cambio, actualizo en dicha lista que publican cada 3.er mes aproximadamente.
Aquí te dejo la liga donde se publican dichas listas.
Entonces no quisiera asustarte ni mucho menos que pongas un grito en el cielo, en esta reseña te deje algunos materiales que quizás les puedan servir para hacer una revisión a groso modo de la empresa. Recuerda siempre apoyarte en las tecnologías de información para simplificar tu trabajo, pero sobre todo obtener información precisa y veraz.
En conclusión: aunque pareciera que cada vez existe más trabajo, menos tiempo y mayores márgenes de errores, no nos estresemos. Recuerda que las tecnologías de información se han creado para facilitar el trabajo.
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