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Como obtener la información fiscal de tus colaboradores

Actualizado: 24 feb 2023

Sin duda el inminente día la migración a la facturación 4.0 ya está a la vuelta de la esquina, quizás ya tienes la mayor parte de tus clientes actualizados, ¿pero la de tus trabajadores?

Como obtener la información fiscal de tus colaboradores

La obtención de los datos que vienen en la constancia de situación fiscal de cada empleado es una tarea faraónica, sobre que ya se vienen los tiempos de emitir las facturas en la versión 4.0 y que finalmente por diferentes razones no hemos podido obtenerlos.

Entrando en un poco de contexto; por si nos has leído las noticias, la fecha límite para emitir tus CFDI de ingresos y/o nómina, es el 31 de marzo 2023; de hecho aquí te dejo la última reseña que hicimos sobre todos los cambios.


¿Pero qué es lo que necesitaremos específicamente para la nómina?, bueno básicamente estos siguientes puntos:

  1. Razón Social o denominación social (tal cual la tiene el tío SAT registrada)

  2. Código Postal del domicilio fiscal. (No es donde vive, si no él tal cual lo tiene el tío SAT registrado)

Si todavía no te has migrado a la versión 4.0 por el problema de la constancia de situación fiscal de los empleados, no te preocupes, aquí te dejamos una posible solución para pedirle al tío SAT.


 

¿Qué limitante tengo para descargar los datos de los empleados?

Bueno… en este tema, si hay letras “chicas” por parte de la autoridad y las limitantes son las siguientes:

  • Únicamente podrán solicitar la información relacionada con la inscripción en el RFC de las personas a quienes les realizan los referidos pagos.

  • Solamente podrán solicitar la información siempre y cuando en los últimos 12 meses les hallas hecho un pago de nómina.

  • Solo las personas y/o empresas que están obligadas a emitir los CFDI de nómina podrán solicitar esta información.

  • Esto solicitud la podrás hacer por única ocasión.

  • No estar boletinado en la lista del 69 y 69-B del código fiscal de la federación (CCF)

  • Estar al corriente con tus declaraciones anuales.

Antes de empezar… genera tu TXT para solicitar la información.

Este archivo TXT te lo pide el tío SAT al momento de hacer la solicitud y en pondrás todos los colaboradores que necesitas sacar la información. El archivo TXT deberá cumplir las siguientes características:

  •  El archivo debe contener únicamente una columna con la clave en el RFC de todos los trabajadores a 13 posiciones y sin espacios en blanco.

  • La columna no debe contener títulos, encabezados, textos adicionales ni filas vacías.

  • Sin tabuladores.

  • Registrar los RFC solo en mayúsculas.

  • El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII).

  • Cuando se incluyan RFC con “Ñ” se debe guardar en el formato compatible ANSI.

  • El nombre del archivo será el RFC del empleador solicitante.

Nota: si el trabajador no cuenta con segundo apellido; en la tercera columna correspondiente al segundo apellido debe estar vacía colocando doble pipe. Ejemplo: XXXX0000XXXXXXXX00|PEREZ||JUAN|01/01/2023|2|XXX0000XXX000|CORREO@DOMINIO.COM|5555555555


Si tienes mas dudas del formato aquí te dejamos el punto por punto que debe llevar dicho formato.

Formato TXT para solicitud de trabajadores
.docx
Descargar DOCX • 15KB

Conociendo los requerimientos y limitantes, ¿Cómo puedo solicitar la información?

Aquí te dejamos los 7 pasos para pedirle la información al tío SAT.

  1. Ingresa a sat.gob.mx, luego ve al menú superior derecho donde dice contacto, selecciona la sección de asistencia por internet, posteriormente da clic en la opción portal personal “Mi portal”

  2. Registra tu RFC y Contraseña e Inicia sesión.

  3. Selecciona Servicios por Internet → Servicio o Solicitudes → Solicitud.

  4. Completa el formulario de la solicitud; selecciona el trámite SOLICITUD DATOS TRABAJADORES; adjunta el listado con el total de los RFC a validar en archivo de (.txt) comprimido en .ZIP y da clic en enviar.

  5. El sistema te proporcionará el acuse de recepción con el folio con el que podrás consultar la respuesta posteriormente.

  6. Para consultar la respuesta debes ingresar en Portal personal → Mi portal, inicia sesión, captura el número de folio de tu solicitud en la opción de consulta y da clic en buscar.

  7. Selecciona el folio y revisa las notas y anexos, da clic en el ícono del “clip” y descarga el archivo con los datos del RFC.

Razones por las que te pudieran negar la información.

Recuerda que aunque esto es un servicio gratuito, el SAT puede o no darte la información y aquí te dejo los 3 motivos por los que el tío SAT no te va a dar la información (Si no te lo da es porque de plano no seguiste las instrucciones).

  1. Un archivo TXT por cada empleado

  2. Formatos distintos a TXT

  3. Formatos distintos a .ZIP

Nota: El SAT tiene un plazo de 10 días hábiles para contestarte.


Conclusión.

Como diría un proverbio mexicano… no dejes al último lo que puedes hacer hoy. Si ya tienes las constancias de situación fiscal de tus colaboradores actualiza tu catálogo de colaboradores y asegúrate ya estar timbrando en la versión 4.0

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