Conoce el costo-beneficio del desarrollo de un software personalizado para tu empresa; aunque a veces pareciera ser la mejor opción, no siempre lo es…
Para entrar en contexto
Pareciera que el mercado tuviera una manta donde se predicara que el tener un ERP (Enterprise Resource Planning) es lo mejor que pudieras tener, aunque si, efectivamente fuera lo mejor, no siempre es el momento indicado implementar uno.
Para determinar si las empresas se encuentra en el momento indicado de empezar una implementación de tal magnitud, deben considerar todos los procesos críticos que lleva un desarrollo de software.
Un dato importante que debes de considerar, es que toda implementación tiene un 20% de probabilidad de que falle, los proyecto de software son de alto riesgo, ya que es sus primeras etapas de implementación e incluso de operación, pueden costar mas de lo que puede llegar a producir.
Por ello, es fundamental que antes de empezar cualquier implementación, hagas un análisis de los costos en tiempo, dineros y los resultados que esperas, pues como toda proyección, esta te ayudará a conocer que y quien tienes que considerar en tu proyecto. Recuerda que una proyección siempre te servirá para determinar si el proyecto puede ser rentable pero sobre todo viable para la empresa.
En que te puedes basar para implementar un desarrollo
Un análisis de costo beneficio básicamente es para evaluar las decisiones en términos de las consecuencias, ¿en español?, justificar la inversión (gastos) sobre los beneficios (ganancias) de un proyecto. Dicho lo anterior el análisis del “costo-beneficio” es un método bastante amplio de aplicar y que puede ser influenciado por muchas razones o bien en su caso posibles escenarios y entonces me preguntaras, ¿Cómo puedo hacer mi análisis costo beneficio sin tantas variantes?, bueno aquí te dejo los puntos mas relevantes que debes considerar.
Define un presupuesto y determina si el costo va a ser mas alto que el retorno de inversión. Es decir, voy a gastar tanto y pienso recuperarlo en tanto tiempo, ¿se puede?, ¿es viable?, ¿Qué sucede si no se cumple lo esperado?.
Identifica las preocupaciones de los involucrados en el proyecto, en referencia a las metas establecidas
Realiza unas lista de alternativas de tus procesos críticos en caso de que algo falle.
Define los métricos que utilizaras para evaluar cada etapa del proyecto.
Establece una línea tiempo con entregables así como los presupuestos que tiene cada etapa y los beneficios que se tendrá al terminar cada una de ellas.
Toma una decisión, ¿es el momento indicado?, ¿es viable?
Como puedes leer, el propósito de usar este modelo de análisis, es para evaluar las posibles decisiones en caso de que algo no salga como se planea, ¿aunque casi nunca sucede, verdad?, solo por si las “moscas”. Recuerda que esto te podrá ayudar a:
Evitar que se te incrementen los costos de tiempo y dinero
Disminución de errores
Incremento de flexibilidad en temas de funciones o resultados
Disminución de tiempo de desarrollo
Mejoras en la administración, planeación y/o control del proyecto.
Los puntos buenos de un desarrollo
Antes en los puntos buenos de tener un desarrollo personalizado, por lo aquí te responderé la pregunta que me imagino que te estás haciendo desde el principio.
¿Qué tanto puede costar un desarrollo de software aproximadamente?, un desarrollo va a depender de varios factores:
Tamaño
Complejidad
Diseño
Integraciones con otros sistemas (conectividad)
Migración de datos (en caso de que se va a importar nueva o información existente)
Una simple aplicación, con un equipo relativamente pequeño, con un presupuesto limitado, puede iniciar en los $10,000 USD. Un software mas complejo con un poco mas de presupuesto, puede andar en los 25,000 USD a 50,000. USD y bueno ya implementaciones serias que puede ser muy complejas y que llevar una serie de recursos importantes de capital humano, el límite… será el cielo.
Aquí te dejamos las 5 razones por las que las empresas deciden y/o consideran, que tener un software a la medida fue la mejor decisión que pudieron tomar:
Incremento de seguridad: por lo general estos desarrollos son diseñados con configuraciones únicas y la primera preguntan que nos hacen cuando tienen inquietudes por llevar a cabo un desarrollo es: ¿Qué tanta seguridad puede haber con mi información?, y la respuesta es: la que sea necesaria para la operación. Hoy en día la información es oro puro, por ello se buscan diseñar esquemas de seguridad para proteger la información, pero recuerda, en esta vida nada es seguro y a veces el exceso de candados puede entorpecer la operación, haciéndola mas costas, no práctica o en un extremo, imposible.
Mejora de procesos: aquí va a depender mucho del tipo de proyecto que quieras implementar sobre todo va a depender si lo que se busca es la corrección de los procesos actuales, si es así, lo mas recomendable es que inicien con nuevos procesos, ya que los actuales podrán tener “acciones basuras”; es decir acciones que quizás no llevan al mal funcionamiento, pero un conjunto de las mismas, si pueden causar la distorsión de la información o el cambio de los resultados esperados. Por ello es recomendable que si va a renovar sus procesos, los haga de cero nuevamente.
Escalabilidad: como lo vimos en la parte del precio de un desarrollo, los sistemas personalizados tienen la virtud de ser escalables, es decir, puede llegar a crecer a medida que la empresa lo requiera.
Integraciones: cuando buscamos centralizar la información, una de las mejores opciones para ello son los ERP, donde los diferentes módulos del sistema se conectan y comparten información, lo que permite de manera fácil y rápida obtener información o bien para efectos de procesos, determinar flujos de trabajo para la automatización de los mismos. De esta forma podemos lograr la reducción de tiempos y evitar duplicar información.
Incremento de productividad: generalmente esto se da por consecuencia cuando se implementan los desarrollos, ya que cuando se automatiza los procesos; puedes llegar a eliminar tareas repetitivas, procesos lineales, pero sobre todo podrás eliminar el error humano.
¿Mi opinión?
Como puedes leer, un desarrollo puede llegar a tener grandes beneficios que te ayudará a escalar los procesos de tu empresa y esto provocara que tu negocio sea mas eficiente, rentable y viable, pero siempre y cuando las circunstancias, el momento y el entorno lo permita. Muchas veces creemos que solamente las grandes empresas pueden tener y/o llevar a cabo grandes implementaciones y no es así, seguramente ellos también empezaron con implementaciones pequeñas y fueron creciendo con el tiempo; y esto no significa que todo lo que hicieron siempre les funciono, quizás en algunas ocasiones no les funciono, por lo que seguramente aprendieron de ello e intentaron nuevamente.